Todo gestor já se fez essas perguntas. Será que já está no momento migrar das planilhas para um ERP? Qual a melhor opção para o seu negócio? Se você tem se feito essas perguntas, este artigo vai te ajudar. No final da leitura, você irá entender quais as principais vantagens de cada modelo para que você faça a escolha ideal para o seu negócio.
Imagine você começando a sua empresa do zero. Você conta com alguns clientes e fornecedores. Além disso, possui uma variação pequena de informações a gerenciar. Por um bom tempo, as planilhas irão suprir a sua demanda. As planilhas eletrônicas já foram um dos meios mais eficazes de registro e controle das atividades na empresa. Criamos uma lista breve de prós e contras do uso das planilhas na administração de espaços:
Iniciamos com um ponto positivo. É provável que os computadores que você e sua equipe utilizam já tenham várias planilhas. Nesse caso, você não teria custo algum para a utilização dessa ferramenta. O que pode ser um ponto competitivo a ser valorizado. Neste caso o que está em jogo é somente o custo financeiro e não se é confiável.
Outro fator a ser considerado é que as planilhas existem muito antes da internet. Sendo assim, é possível atualizá-las sem conexão virtual. Elas podem ser compartilhadas em forma de arquivo, sem grandes dificuldades.
Por outro lado, as planilhas são arquivos considerados frágeis. Só como exemploficar, o que acontece se o computador tiver algum problema e as planilhas não estiverem salvas em um backup? Todo o armazenamento, fórmulas e projeções, que levaram muito tempo para serem feitas, iriam por água abaixo. O mesmo raciocínio vale para um arquivo corrompido, intencional ou acidentalmente. Seria igualmente um trabalho perdido em segundos. Se estiver na nuvem, por exemplo, o problema é outro. Várias pessoas podem acessar e fazer atualizações, se algo for feito de forma errada, o resultado também pode ser bem ruim.
Imagine criar todas as planilhas para gerir o seu negócio do zero, a partir de um arquivo em branco. É provável, que você levaria muito tempo e muito conhecimento para criar todas as planilhas.
Outro detalhe importante, normalmente as planilhas são alimentadas manualmente. Por mais que você consiga criar alguma automatização para o preenchimento de dados, sempre será necessária uma varredura manual para evitar a inconsistência de dados. Agora pense no custo para sua operação, ter uma pessoa checando isso o tempo todo?
Com o avanço da tecnologia surgiram novas ferramentas de automação e com elas a simplificação de processos. Todo esse investimento de tempo que você teria que empreender para modelar as planilhas, de acordo com o seu negócio, já está pronto quando você contrata um sistema de gestão.
Aqui vai uma dica de ouro na hora de fazer a escolha. Primeiramente, é preciso analisar em detalhes as funcionalidades do ERP e depois verificar se atendem os processos fundamentais para gerenciamentos de espaços. Você precisa saber o que é imprescindível para o seu negócio.
Vamos agora entender o que realmente você ganha ao fazer a escolha por um ERP:
Uma das premissas do ERP do Grupo EASE é o fim do retrabalho. A inserção da informação é feita de uma forma única no sistema. Dessa forma, não há necessidade de redigitação dos dados. Em síntese, a informação vai de uma ponta a outra sem necessidade de reforçar ou conferir o dado.
O Ease Controller.net possui os dados armazenados em nuvem. Dessa forma não há necessidade de se preocupar com servidores locais. Do mesmo modo existe a possibilidade de acesso remoto com a mesma confiabilidade do escritório.
Um sistema de gestão deve possuir uma equipe de consultores pronta para dar suporte a questões de implantação e uso da ferramenta. O Ease Controller.net, por exemplo, que é especializado nos segmentos de locação de espaços, centros comerciais e supermercados, também garante um suporte de negócio aos clientes.
Enquanto uma planilha é custo zero, um sistema de gestão demanda de um custo de implantação. Nesse momento, o gestor precisa colocar na ponta do lápis dois aspectos. Em primeiro lugar, quanto esse investimento simplifica os processos. Em segundo lugar, se ele trará agilidade no trabalho.
Inicialmente você conheceu as vantagens e desvantagens do uso das planilhas na gestão do seu negócio. Em seguida, entendeu como um ERP pode descomplicar a sua forma de administrar. Chegou a hora de tirar todas as suas dúvidas em relação a um ERP especializado no seu segmento.
O Ease Controller.net atende todas as demandas de negócios voltados ao segmento de locação e administração de espaços. O sistema de gerenciamento de Log garante ao administrador definir as permissões de uso conforme a demanda e perfil de cada usuário. O sistema também permite a emissão de relatórios automatizados.
Em suma, se alguma dessas tarefas ainda é feita manualmente na sua empresa, vale considerar o uso de uma solução tecnológica. Em princípio, analise as funcionalidades do ERP e para depois escolher um voltado para o segmento do seu negócio. O que buscam empresas líderes de mercado hoje? Em primeiro lugar, reduzir as rotinas mecânicas (como coleta e armazenamento de informações) para investir mais tempo em atividades estratégicas. O objetivo final é aumentar os ganhos reais da empresa. Caso queira entender melhor como o Ease Controller.net pode descomplicar a sua gestão, entre em contato conosco.
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